ติดปีกร้านค้า และ SMEs ด้วย Digital Transformation เพิ่มรายได้ เพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน

ติดปีกร้านค้า และธุรกิจขนาดเล็ก ด้วย Digital Transformation
(Digital Transformation for SMEs)

เมื่อเอ่ยถึงคำว่า Digital Transformation เรามักจะนึกถึงการลงระบบงานด้าน IT (Information Technology) อย่างขนานใหญ่ การติดตั้งเครื่องเซิร์ฟเวอร์จำนวนมาก การปรับปรุงหรือเปลี่ยนแปลง โปรแกรม/ระบบงาน รวมถึงการเปลี่ยนแปลงหรืออัปเกรดอุปกรณ์ต่าง ๆ ไม่ว่าจะเป็น เครื่องคอมพิวเตอร์/โน้ตบุ๊ก แท็บเล็ต สมาร์ทโฟนต่าง ๆ ทำให้ดูเหมือนว่า เป็นการลงเงินก้อนใหญ่ สำหรับธุรกิจที่มีกำลังเงิน 

แต่ในความเป็นจริงแล้ว ร้านค้า หรือธุรกิจขนาดเล็ก ก็สามารถเพิ่มประสิทธิภาพ และลดความยุ่งยากในการทำธุรกิจด้วยการทำ Digital Transformation ในสเกลเล็ก ๆ ที่เหมาะกับสภาพทางธุรกิจของตัวเองได้  เราจึงขอนำเสนอ 4 วิธีง่าย ๆ และไม่ต้องลงทุนเยอะ  ในการทำ Digital Transformation สำหรับร้านค้า และธุรกิจขนาดเล็กมาแนะนำกันครับ โดยมีหัวข้อดังนี้

1. ซื้อง่ายขายคล่องกว่าเดิม ด้วยงบลงทุนไม่เกิน 10,000 บาท

สำหรับร้านขายของชำ ร้านโชว์ห่วย ที่ใช้ยังใช้วิธีการจดบันทึกรายการขาย หรือจดบันทึกรายรับจากการขาย ลงบนสมุดจดเป็นเล่ม ๆ น่าจะดีกว่าไหม ? ถ้าลองเปลี่ยนมาใช้ระบบลงบัญชีงานขายหน้าร้าน (ระบบ POS : Point of Sale) เป็นการรับชำระเงินค่าสินค้า ด้วยหน้าจอของเครื่องแท็บเล็ต หรือเครื่องคอมพิวเตอร์ที่มีอยู่แล้ว ก็จะช่วยยกระดับหน้าร้านของเราให้ดูทันสมัย คล้ายร้านสะดวกซื้อ

โปรแกรม POS จะช่วยให้เราบันทึกรายการสินค้าที่ขายออก บันทึกรายได้เข้าร้านได้อย่างรวดเร็ว ลดความผิดพลาดในการจดบันทึกด้วยมือ ตรวจสอบรายได้ย้อนหลังแต่ละเดือนได้อย่างง่ายดาย ด้วยงบลงทุนค่า โปรแกรมสำหรับงาน POS ในหลักเพียงไม่กี่พันบาทเท่านั้น และเป็นลิขสิทธิ์แบบเสียเงินซื้อโปรแกรมเพียงครั้งเดียวใช้งานได้ตลอดไป ไม่ต้องเสียเงินซ้ำซ้อน และถ้าต้องการเพิ่ม เครื่องอ่านบาร์โค้ด เพื่อสแกนรายการสินค้าที่สั่งซื้อ บวกกับ เครื่องพิมพ์ใบเสร็จ ก็ลงทุนในหลักเพียงไม่เกินหมื่นบาทเท่านั้น

สำหรับธุรกิจร้านค้าที่สนใจ โปรแกรมระบบงาน POS ในราคาไม่แพงก็ คลิกที่นี่ได้เลย

2. เพิ่มช่องทางการขายออนไลน์ ไม่ใช่เรื่องยาก

สำหรับร้านค้า ร้านขายของต่าง ๆ ที่ยังคงลังเลกับการเปิดร้านนระบบออนไลน์ ไม่ว่าจะเป็น Shopee, Lazada และเว็บไซต์ขายของออนไลน์อีกมากมาย  อาจจะเพราะว่ากลัวความยุ่งยาก หรือเพราะว่าเป็นสิ่งใหม่ที่ยังไม่เข้าใจ ทำให้ยังไม่ได้เริ่มต้นเปิดร้านค้าออนไลน์สักที ก็อยากจะแนะนำให้ลองเปิดหน้าร้านบนระบบออนไลน์ได้เลย เพราะไม่มีอะไรยุ่งยาก ใครก็สามารถทำได้ และทำไปทำมาอาจจะพบว่า ยอดขายบนร้านออนไลน์อาจทำได้ดีพอ ๆ กับการขายหน้าร้าน หรือเผลอ ๆ ยอดขายอาจแซงหน้าร้านไปได้อีก เพิ่มช่องทางใหม่ในการทำเงินให้กับร้านค้าของเราได้เป็นอย่างดี

โดยที่วิธีการเปิดหน้าร้านออนไลน์ และการเพิ่มรายการสินค้าเข้าไปในร้านนั้น ทางแพลตฟอร์มร้านค้าออนไลน์ต่าง ๆ ได้ออกแบบระบบให้ใช้งานได้ง่าย และไม่มีค่าใช้จ่ายในการเปิดร้าน (ใครที่เล่นโซเชียลมีเดียเป็น ก็น่าจะเปิดหน้าร้านออนไลน์ได้อย่างไม่ยากเย็น) แต่สำหรับคนที่ไม่เก่งเรื่องการใช้งานคอมพิวเตอร์ หรือสมาร์ทโฟน ก็อาจจะขอความช่วยเหลือจากลูกหลานในบ้าน ให้ช่วยเปิดร้านบนระบบออนไลน์ให้ก็ยังได้ (โดยต้องเป็นคนที่เราไว้ใจได้ และบัญชีธนาคารที่จะใช้รับเงินจากลูกค้าต้องเป็นบัญชีของเรา)

โดยที่แพลตฟอร์มร้านค้าออนไลน์ยอดนิยมอย่าง Shopee และ Lazada จะมีการเก็บค่าธรรมเนียมจากการขายสินค้าของเราอยู่ที่อัตรา 2-3% ของราคาสินค้า ตัวอย่างเช่น ถ้าเราตั้งราคาสินค้าบนหน้าร้านออนไลน์เอาไว้ที่ 100 บาท เราจะต้องเสียค่าธรรมเนียมให้กับแพลต์ฟอร์ม ประมาณ 2-3 บาท ซึ่งเราอาจชดเชยเรื่องการเสียค่าธรรมเนียม ด้วยการตั้งราคาขายบนระบบออนไลน์ให้สูงกว่าราคาขายหน้าร้านสักเล็กน้อย (ทั้งนี้ค่าธรรมเนียมการขายอาจมีความแตกต่างกันไปในแต่ละประเภทสินค้า หรือแตกต่างกันไปในแต่ละวิธีการชำระเงินของลูกค้า)

ในเรื่องของการจัดส่งสินค้าไปให้ผู้ซื้อ ก็ไม่ได้ยุ่งยากแต่อย่างใดครับ เพราะมีทั้งบริการในรูปแบบ Pick up ที่จะมีเจ้าหน้าที่ของบริษัทขนส่ง (อาทิ Kerry Express, Lazada Express, Flash Express, บริษัท ไปรษณีย์ไทย จำกัด ฯลฯ) เข้ามารับสินค้าที่มีคนสั่งซื้อถึงที่ร้านของเรา ทำให้นั่งเฝ้าหน้าร้านไปด้วย ขายของออนไลน์ไปด้วยพร้อมกันได้แบบสบาย ๆ หรือจะเลือกใช้บริการจัดส่งสินค้าแบบ Drop-off ที่เราต้องเอาหีบห่อสินค้าไปส่งที่ศูนย์บริการของบริษัทขนส่งด้วยตัวเอง

โดยที่ทางฝั่งผู้ซื้อจะเป็นคนจ่ายค่าส่งสินค้าเอง แต่ทั้งนี้ทางฝั่งผู้ขายควรระบุน้ำหนักของสินค้า (ในขั้นตอนการเพิ่มรายการสินค้า) ให้ใกล้เคียงกับความเป็นจริง เพื่อให้เป็นประโยชน์กับทั้งทางฝั่งผู้ซื้อ และผู้ขายเอง

สำหรับ ร้านค้า และผู้ซื้อสินค้าออนไลน์ ที่ต้องการติดตามสถานะการส่งพัสดุของบริษัทขนส่งต่าง ๆ ก็ คลิกที่นี่ได้เลย

3. ลดความยุ่งยาก ลดค่าใช้จ่าย ในแบบสำนักงานไร้กระดาษ และระบบลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์

สำนักงานไร้กระดาษ หรือ Paperless Office เป็นอีกหนึ่งเทรนด์เทคโนโลยีที่องค์กรธุรกิจยุคใหม่ให้ความสำคัญ ด้วยการลดการใช้เอกสารกระดาษแผ่นกระดาษ ที่สิ้นเปลืองเนื้อที่ในการจัดเก็บ เสี่ยงต่อการสูญหาย และยากแก่การค้นหา เปลี่ยนมาใช้เป็นเอกสารในรูปแบบไฟล์คอมพิวเตอร์ ที่จัดเก็บง่าย ค้นหาง่าย แบ่งปัน แจกจ่ายได้ง่ายกว่า แต่บางองค์กรธุรกิจ (โดยเฉพาะธุรกิจขนาดเล็ก) อาจคิดว่า การปรับเปลี่ยนมาเป็นสำนักงานไร้กระดาษ เป็นเรื่องที่ต้องลงทุนเยอะ แต่ที่จริงแล้วเราสามารถเริ่มต้นได้จากสิ่งที่มีอยู่ หรือการลงทุนที่ไม่ได้ใช้เงินมากมายอะไร

จุดเริ่มต้นที่ดีสำหรับการเปลี่ยนให้เป็นสำนักงานไร้กระดาษ เราอาจลองให้ฝ่าย IT สำรวจว่าเครื่องถ่ายเอกสาร หรือเครื่องพิมพ์มัลติฟังก์ชันที่มีอยู่ในบริษัท นั้นมีความสามารถในการสแกนเอกสารกระดาษ แล้วบันทึกให้เป็นไฟล์เอกสาร PDF หรือไฟล์เอกสารฟอร์แมตอื่น ๆ ได้หรือไม่ ?

ถ้าพบว่าทำได้ ก็จัดการนำเอกสารกระดาษต่าง ๆ นานา ที่มีอยู่ มาสแกนให้เป็นไฟล์ แล้วสร้างไดรฟ์หรือ โฟลเดอร์ขึ้นมาจัดเก็บเอกสารเหล่านี้ ก็จะลดปริมาณกระดาษในออฟฟิศลงได้อย่างมหาศาล โดยมีเรื่องที่ควรใส่ใจคือ ไฟล์เอกสารควรจัดเก็บอยู่ในที่ที่เฉพาะผู้มีส่วนเกี่ยวข้องเท่านั้น จึงจะสามารถเปิดดูหรือแก้ไขเอกสารได้ เพื่อรักษาความเป็นส่วนตัวของข้อมูล และรักษาความลับของธุรกิจ และเอกสารกระดาษที่หมดความจำเป็นเพราะได้สแกนไฟล์เก็บไว้เรียบร้อยแล้ว ควรจะถูกลำลายทิ้งอย่างเหมาะสม อาทิ การทำลายด้วยเครื่องย่อยกระดาษ ไม่ควรเอากระดาษไปทิ้งโดยไม่ทำลาย เพราะจะทำให้ข้อมูลความลับทางธุรกิจรั่วไหลได้

ประเด็นที่น่าสนใจคือ ฟอร์แมตไฟล์ PDF นั้นเหมาะสำหรับสำนักงานไร้กระดาษ มากกว่าฟอร์แมตไฟล์เอกสาร ของ โปรแกรม Microsoft Office (อาทิ Microsoft Word, Excel, PowerPoint) ด้วยคุณลักษณะของไฟล์เอกสาร PDF ซึ่งเป็นมาตรฐานที่เปิดอ่านได้ง่าย ด้วย โปรแกรมเว็บเบราว์เซอร์ (อาทิ Google Chrome และ Microsoft Edge) ที่มีติดตั้งใช้งานเป็นมาตรฐานอยู่แล้ว ทำให้ไม่จำเป็นต้องติดตั้งโปรแกรมพิเศษใด ๆ เพื่อเปิดอ่าน และรองรับการเปิดอ่านได้บนทุกอุปกรณ์ ไม่ว่าจะเป็นเครื่อง คอมพิวเตอร์, โน้ตบุ๊ก (Windows และ macOS) รวมถึง แท็บเล็ต สมาร์ทโฟน ทำให้สามารถเปิดอ่านไฟล์ PDF ได้บนทุกอุปกรณ์อย่างไร้ปัญหา

แต่อย่างไรก็ดี สำหรับองค์กรธุรกิจที่ต้องการให้พนักงานสามารถ สร้างไฟล์เอกสาร PDF รวมทั้งการแก้ไขข้อความ รูปภาพในเอกสาร หรือแม้แต่การสร้างแบบฟอร์มในรูปแบบ PDF เพื่อทดแทนเอกสารใบลา หรือเพื่อเก็บรวบรวมข้อมูลจากพนักงาน แทนการกรอกเอกสารกระดาษ ก็มีความจำเป็นต้องใช้งาน โปรแกรมจัดการเอกสาร PDF ที่มีประสิทธิภาพ ซึ่งโปรแกรมด้านงานเอกสาร PDF ก็มีราคาอยู่ในช่วงตั้งแต่ หลักไม่กี่พันบาท ไปจนถึงหลักหมื่นบาท แตกต่างกันไปตามแต่ละยี่ห้อของผู้พัฒนา และระดับความสามารถของโปรแกรม

สำหรับธุรกิจที่กำลังมองหาโปรแกรมจัดการเอกสาร PDF ก็สามารถ คลิกที่นี่ เพื่อดูรีวิวเปรียบเทียบโปรแกรมที่น่าสนใจได้เลย

และอีกหนึ่งบริการที่เป็นของใหม่ และน่าสนใจสำหรับธุรกิจทุกระดับก็คือ บริการระบบลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ (Electronic Signature Service) ที่ช่วยลดการใช้กระดาษ ลดความยุ่งยาก ลดค่าใช้จ่ายในการเดินเอกสารเพื่อขอลายเซ็นได้อย่างมากมาย  ในรูปแบบของโซลูชันที่ครบวงจรสำหรับการสร้างเอกสาร หรือหนังสือสัญญาบนระบบออนไลน์ และกระจายอีเมลออกไปยังผู้มีส่วนเกี่ยวข้อง เพื่อเก็บรวบรวมลายเซ็น 

โดยผู้ที่มีอำนาจหรือผู้ที่เกี่ยวข้อง สามารถทำการลงลายเซ็นได้ในทุกที่ ทุกเวลา ผ่านระบบออนไลน์ ไม่ว่าจะอยู่ในหรือนอกออฟฟิศ และเมื่อมีการลงลายเซ็นครบจำนวนคนแล้ว ทางฝั่งผู้ออกเอกสารก็จะได้ไฟล์ที่ผ่านการลงลายเซ็นครบแล้ว มาเก็บไว้เป็นหลักฐาน ใช้งานทดแทนการลงลายเซ็นบนเอกสารกระดาษได้เป็นอย่างดี เหมาะมากสำหรับการทำงานในยุค WFH ที่ทุกคนไม่จำเป็นต้องเข้ามาทำงานในออฟฟิศ

สำหรับธุรกิจที่กำลังมองหาโปรแกรมระบบลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ ก็สามารถ คลิกที่นี่ เพื่อเลือกดูรายละเอียดของโรปแกรมต่าง ๆ ได้เลย

4. ทำงานสะดวกทุกที่ไม่ว่าจะในออฟฟิศหรือ WFH ด้วย Microsoft 365 พร้อม OneDrive

การทำงานกับไฟล์เอกสาร Word, Excel, PowerPoint จะไม่ถูกจำกัดอยู่เฉพาะกับเครื่อง คอมพิวเตอร์/โน้ตบุ๊ก ของออฟฟิศอีกต่อไป ด้วยความที่ชุดโปรแกรมด้านงานเอกสารที่เราคุ้นเคยกันเป็นอย่างดี Microsoft Office ได้อัปเกรดไปเป็นเทคโนโลยีใหม่อย่าง บริการ Microsoft 365 (บริการสำหรับองค์กรธุรกิจที่มีพนักงานไม่เกิน 300 คน) และ บริการ Office 365 (บริการสำหรับองค์กรธุรกิจที่มีพนักงานเกิน 300 คน) ที่ทำให้พนักงานมีอิสระ และความคล่องตัวในการทำงานกับไฟล์เอกสาร คือในขณะที่นั่งทำงานอยู่ในออฟฟิศ ก็ทำงานกับโปรแกรม Microsoft Word, Excel, PowerPoint ที่มีติดตั้งอยู่ในเครื่อง คอมพิวเตอร์/โน้ตบุ๊ก ของสำนักงาน

และเมื่อต้องทำงานจากที่บ้าน หรือ WFH ก็สามารถใช้เครื่อง คอมพิวเตอร์/โน้ตบุ๊ก ของที่บ้าน เพื่อเข้าใช้งานโปรแกรม Microsoft Word, Excel, PowerPoint ผ่านระบบคลาวด์ (Cloud) บนอินเทอร์เน็ตได้ โดยใช้เพียง โปรแกรมเว็บเบราว์เซอร์ (อาทิ Google Chrome และ Microsoft Edge) ทำให้พนักงานสามารถทำงานเอกสารได้อย่างมีประสิทธิภาพ โดยไม่จำเป็นต้องมีชุดโปรแกรม Microsoft Office ติดตั้งอยู่ในเครื่อง และยังมีแอปพลิเคขชัน Microsoft Word, Excel, PowerPoint สำหรับระบบ Android และ iOS ทำให้ทำงานเอกสารผ่านแท็บเล็ต และสมาร์ทโฟนได้ทุกที่ทุกเวลา

นอกจากนี้ บริการ Microsoft 365 และ Office 365 มาพร้อมพื้นที่เก็บไฟล์เอกสารออนไลน์บน OneDrive ขนาด 1 TB. (เทระไบต์) ให้กับพนักงานแต่ละคน ซึ่งนอกจากจะใช้พื้นที่นี้เก็บไฟล์เอกสาร ไฟล์ภาพ และไฟล์ต่าง ๆ เกี่ยวกับการทำงานได้แล้ว ก็ยังสามารถแชร์ไฟล์เอกสารให้พนักงานคนอื่น ๆ ในทีมเข้ามาร่วมกันแก้ไข หรือทำงานบนเอกสารเดียวกันได้ด้วย

สำหรับธุรกิจที่ต้องการใช้งานบริการ Microsoft 365 หรือ Office 365 ก็สามารถ คลิกที่นี่ เพื่อดูรายละเอียดเพิ่มเติมได้เลย