เช็คความพร้อมก่อน Work from Home ในยุคหลังโควิด-19

เช็คความพร้อมก่อน Work from Home ในยุคหลังโควิด-19

ตั้งแต่เริ่มสถานการณ์ไวรัส COVID-19 ผู้คนทุกที่ทั่วโลกต้องปรับตัวเพื่อความอยู่รอด ธุรกิจหลายแห่งได้รับผลกระทบอย่างหนักโดยเฉพาะธุรกิจการท่องเที่ยวและบริการที่คนหลายล้านต้องตกงาน คนอีกหลายล้านต้องเรียนรู้วิธีการ การทำงานจากที่บ้าน หรือ Work from Home (WFH) หรือการทำงานจากที่ไหนก็ได้ (Remote Working) ด้วยความจำเป็น

ในขณะที่กลุ่มบริษัทเทคโนโลยีและบริษัทข้ามชาติปรับตัวได้ไว ซึ่งก็ไม่น่าแปลกใจเพราะบริษัทเหล่านี้มีประสบการณ์การทำงานร่วมกันกับทีมพนักงานที่กระจายอยู่ในหลายประเทศ แตกต่างกันทั้งเขตเวลาและวัฒนธรรม เทคโนโลยีในการประชุมออนไลน์ ไม่ว่าจะเป็น โปรแกรม Skype, โปรแกรม Zoom หรือแม้แต่ Webex จากค่าย CISCO ก็ถือเป็นเทคโนโลยีที่พนักงานบริษัทกลุ่มนี้ใช้กันประจำอยู่แล้ว

และเมื่อปัญหาสถานการณ์ COVID-19 เริ่มคลี่คลาย กลุ่มบริษัทไอทีระดับโลก เหล่านี้ก็ถือโอกาสขยายผลการทำงาน WFH ไปอีกขั้นหนึ่ง ว่าลองมาดูกันว่าเขาวางแผนกันอย่างไรบ้างนะครับ

• Facebook และ Microsoft : ประกาศว่าในอนาคตพนักงานสามารถใช้เวลา 50% ทำงานจากที่ไหนก็ได้ เรียกได้ว่าจะเป็นแบบผสม (Hybrid)
• Salesforce : ได้ข้อสรุปว่าการทำงานแบบไปเช้าเย็นกลับเป็นเรื่องเชยเสียแล้ว พร้อมจัดกลุ่มพนักงานไว้สามแบบคือ
  • แบบทำงานจากที่ไหนก็ได้ (Remote Working) : 100%
  • แบบยืดหยุ่น หรือ Flex คือทำงานในออฟฟิศ 3 วัน
  • แบบประจำที่ออฟฟิศ ซึ่งจะเป็นพนักงานส่วนน้อย
• Slack : ประกาศว่าพนักงานสามารถทำงานที่บ้านได้แบบถาวร
• Spotify : ประกาศว่าใครอยากทำงานที่ไหนก็เชิญตามสบายเช่นกัน

เพิ่มเติม : ทาง Thaiware.com ประกาศให้พนักงาน สามารถทำงานจากที่บ้าน (WFH) ได้ 1 วันต่อสัปดาห์ โดยพนักงานสามารถเลือกวันได้เอง ระหว่างวันอังคาร วันพุธ และ วันศุกร์ (เพราะวันจันทร์ และ วันพฤหัสบดี ต้องเข้ามาทำงานที่ออฟฟิศพร้อมกันทุกคน)

หลายบริษัททั่วโลกที่ทำงานกันแบบแปดโมงเช้าถึงห้าโมงเย็น เมื่อมาเจอกับสถานการณ์โรคระบาดร้ายแรง COVID-19 มันจึงทำให้เกิดปรากฏการณ์การทดลอง WFH ที่ใหญ่ที่สุดในโลกยุคใหม่ที่เทคโนโลยีเชื่อมคนทั้งโลกเข้าด้วยกันแล้ว

และแม้จะมีความขลุกขลัก หลายที่เสียเวลาตั้งหลักกันอยู่นาน สถานการณ์ทดลองเชิงบังคับนี้กลับทำให้เราตระหนักถึงทิศทางของวัฒนธรรมการทำงานในยุคหลัง COVID-19 ที่ WFH จะกลายเป็นเรื่องปกติ หลายแห่งอยากทำให้เป็นนโยบายจริงจังแบบถาวรเพราะเหมาะกับการทำงานในยุคใหม่ที่เน้น KPI มากกว่าการตอกบัตร ช่วยลดค่าใช้จ่าย และเป็นแนวทางที่จะดึงพนักงานเก่ง ๆ ได้มากขึ้นด้วย

บทความนี้จะมาเล่าถึงประเด็นต่าง ๆ ที่ทั้งฝั่งพนักงานและองค์กรต้องคำนึงถึง ถ้าอยากจะนำ WFH มาใช้กันต่อไปในยุคหลัง COVID-19

การเตรียมตัวของพนักงานในการ Work from Home

จัดที่พื้นที่ทำงานที่บ้านให้มีประสิทธิภาพ

เรามักจะคิดว่าทำงานที่บ้านก็ดีซิ ไม่มีสิ่งรบกวน ไม่มีเพื่อนร่วมงานที่จะโผล่มาเมาท์เมื่อไรก็ไม่รู้ ไม่มีนายมาคอยแอบดู น่าจะเป็นบรรยากาศการทำงานที่ดี แต่เราอาจจะไม่ตระหนักว่าสิ่งรบกวนในบ้านมันมาในรูปแบบที่เราไม่คาดคิดน่ะซิครับ เตียงนอนนุ่ม ๆ เครื่องเกมคอนโซลที่เพิ่งซื้อมา หรือจะกลับไปดูซีรีย์ยาว ๆ ที่ค้างไว้ก็ยังได้ อีกทั้งสมาชิกในครอบครัวที่มีโอกาสจะเข้ามารบกวนเราเมื่อไรก็ได้ ที่ร้ายที่สุดคือตัวเราเองนั่นละครับ เผลอก็หยิบมือถือ หรือเปิดเช็คโซเชียล ดู YouTube รู้ตัวอีกทีก็ผ่านไปเป็นชั่วโมง พอไม่ได้อยู่ออฟฟิศแล้ว ไม่มีใครมาสอดส่อง แวะเวียนมาหา กลายเป็นว่าเราจะผลัดงานไปเรื่อย ๆ เอง 

วิธีการเตรียมตัว

• ถ้าเป็นไปได้ให้แยกโซนทำงานออกจากสิ่งล่อตาล่อใจเหล่านั้น ไม่ทำงานใกล้เตียง (หรือบนเตียง!) 
• บอกทางบ้านว่าเราเข้างานเป็นเวลาเหมือนอยู่ออฟฟิศ แปดโมงเช้าถึงห้าโมงเย็น 

เทคโนโลยีช่วยอะไรได้บ้าง

• ปิดการแจ้งเตือน (Notification) ทุกอย่างบนมือถือ เพื่อลดการรบกวน 
• ลบแอปพลิเคชันหรือลงเวอร์ชั่น Lite เพื่อให้ใช้งานได้อย่างจำกัด
• ลงโปรแกรมช่วยจัดการเวลาการทำงาน (Screen Time Software) เพื่อไม่ให้เราทำงานอยู่กับหน้าจอมากเกินไป เช่น
  • โปรแกรม Rescue Time
  • โปรแกรม Clockify

จัดเวลาของวันเพื่อทำงานที่ต้องการสมาธิ ขจัดสิ่งรบกวน (Deep work) ออกจากงานง่าย ๆ ที่ไม่ต้องใช้สมาธิ (Shallow work)

ลองสังเกตตัวเองว่าทำงานช่วงไหนมีสมาธิมากที่สุด และเป็นช่วงที่มีสิ่งรบกวนน้อยที่สุดของวัน แน่นอนว่าหลายคนอาจจะคิดถึงช่วงเวลากลางคืน คนที่บ้านก็นอนแล้ว เสียงรบกวนจากนอกบ้านก็น้อยลงกว่าตอนกลางวัน ช่วยให้เรามีสมาธิทำงานมากขึ้น โมเมนต์ที่คนเราจะมีการทำงานแบบที่มีสมาธิจริงๆ (Deep Work) โดยเฉลี่ยแล้วไม่เกิน 3 ชั่วโมง ขอให้หวงแหนช่วงเวลานี้ไว้ให้ดี เก็บมันไว้ทำงานที่ต้องใช้พลังสมองจริง ๆ เช่นการวางแผน การเขียนรายงาน

วิธีการเตรียมตัว

• ลองสังเกตตัวเองว่าสมาธิในการทำงานนิ่งช่วงไหน พยายามกันตารางทำงานอื่นออกจากช่วงนี้เพื่อให้เราทำงานที่ต้องใช้สมาธิได้ดี 
• เติมเสียงรบกวนที่ไพเราะ (White Noise) ให้บรรยากาศการทำงาน เพราะบรรยากาศที่ "เงียบ" เกินไป ก็อาจทำให้เสียงเบา ๆ ในยามค่ำคืนแทรกเข้ามาได้ง่าย ไม่ว่าจะเสียงหมาหอนหรือเสียงเด็กแว้น ลองเอาเสียงร้านกาแฟหรือเสียงสายน้ำมาเปิดคลอเวลาทำงาน ช่วยสร้างสมาธิได้ดี

เทคโนโลยีช่วยอะไรได้บ้าง

• ใช้โปรแกรมช่วยจัดเวลาการทำงานในกลุ่มปฏิทิน เช่นCalendar ใน G Suite หรือ Microsoft Teams ล็อกเวลา ให้เราทำงานแบบมีสมาธิ (Deep Work) ของเราไว้เลย
• เติม White Noise ให้ห้องทำงานด้วยเว็บ https://coffitivity.com/ ที่มีเสียงร้านกาแฟ ร้านอาหารให้เลือก หรือลองค้นหาใน YouTube หรือ Spotify เลยก็ได้ครับ

การเตรียมตัวขององค์กรกับการ Work from Home

เลือกเทคโนโลยีที่เหมาะสม

สำหรับบริษัทที่มีนโยบายด้านเทคโนโลยีสารสนเทศอยู่แล้วโดยเฉพาะบริษัทข้ามชาติที่ต้องประสานกับทีมงานในต่างประเทศอยู่เสมอ คงไม่ใช่เรื่องยากที่จะปรับตัวให้เข้ากับสถานการณ์ที่มีคนทำงานแบบทำงานที่ไหนก็ได้ แต่ถ้าเป็นมือใหม่ในเรื่องนี้เราควรพิจารณาเครื่องมือที่จะใช้ในการทำงานร่วมกันให้ดีเสียก่อน อย่าปล่อยให้ใช้งานอะไรก็ได้ตามใจฉัน 

กลุ่มซอฟต์แวร์ที่เราใช้กันอยู่แล้ว ก็มีอีเมลและ ชุดโปรแกรมสำนักงาน (Office Suite) โดยสิ่งที่ควรเน้นย้ำกันคือในการติดต่อประสานงานที่ทุกคนควรใช้อีเมลที่เป็นทางการของบริษัท การจัดการเอกสารที่พนักงานใช้งานร่วมกัน สองค่ายใหญ่ที่มีเครื่องมือครบชุดก็คือ Google’s G-Suite และ Microsoft 365 คือมีทั้งอีเมล ชุดโปรแกรมสำนักงานและพื้นที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์ อันนี้ก็แล้วแต่ความสะดวกของแต่ละบริษัทเลย 

โปรแกรมการประชุมออนไลน์ที่บ้านเราคุ้นกันดีก็มี Microsoft Teams, Zoom และ Google Hangouts ซึ่งผมคงไม่ลงรายละเอียดเช่นกัน แต่จะขอเล่าถึงโปรแกรมอื่น ๆ ที่จะมีประโยชน์ในการทำงานร่วมกันผ่านโลกออนไลน์ โดยจะเน้นในสองกลุ่มคือ

1. กลุ่ม Project Management
2. กลุ่ม Knowledge Management

เครื่องมือบริหารโปรเจค

สำหรับการบริหารโปรเจคกับทีมงานที่กระจายตัวกันในที่ต่าง ๆ ที่ต้องมีการเช็คความคืบหน้ากันตลอด หลายคนบอกว่านี่เลย ใช้ แอป LINE ตามงานกันก็พอ แต่เครื่องมือที่เขาใช้ในการทำงานร่วมกันในทีมที่มีประสิทธิภาพนั้น มันทรงพลังมากกว่า LINE ที่เป็นแค่แชตแอปพลิเคชั่นเยอะครับ 

สำหรับเครื่องมือบริหารโปรเจคที่ผมได้ยินคนกล่าวถึงบ่อยก็มี Slack, Trello และ Jira ที่มีความสามารถในการบริหารจัดการงาน แบ่งกลุ่มจัดแผนกผู้ใช้ เก็บไฟล์ และทุกตัวสามารถจัดการ Framework ได้หลายแบบทั้ง Argile และ Scrum

ดาวน์โหลดโปรแกรม Slack ได้ที่นี่

• https://software.thaiware.com/13362-Slack-Download.html

ดาวน์โหลดโปรแกรม Trello ได้ที่นี่

• https://software.thaiware.com/4122-Trello-Organize-Anything.html

เครื่องมือจัดการความรู้ภายในองค์กร

ข้อได้เปรียบของการทำงานแบบ Remote work ที่หลายคนไม่ได้ตระหนักถึงคือ การที่เราสามารถเข้าถึงทรัพยากร องค์ความรู้ และวัฒนธรรมได้หลากหลายขึ้น และถ้าต้องการใช้ข้อได้เปรียบนี้ให้เป็นประโยชน์ เราควรมีเครื่องมือ Knowledge Management ที่มีประสิทธิภาพ เท่าที่เห็นก็มีอยู่สองตัวเลือกครับ

• MediaWiki :  เป็น โอเพ่นซอร์ส Wiki engine ที่ต้องเอามาติดตั้งเอง และผู้ใช้ต้องเรียนภาษา Wiki นิดหน่อย (คล้ายๆ HTML)
• Confluence : มีแบบทดลองใช้ไม่เกิน 10 คนหน้าจอผู้ใช้งาน (User Interface) ที่ใช้งานง่ายและทันสมัยกว่า MediaWiki เยอะ

สุขภาพพนักงานก็สำคัญ

ที่อยากจะแถมเรื่องนี้เพราะรู้สึกว่าเป็นเรื่องที่บ้านเราให้ความสำคัญกันน้อยมาก การทำงานในออฟฟิศนั้น บริษัทสามารถเตรียมพื้นที่ทำงานได้ แต่เมื่อพนักงานกระจายกันอยู่ตามบ้านหรือร้านกาแฟแล้ว กลับกลายเป็นว่าพนักงานต้องดูแลจัดการสถานที่ทำงานกันเอง ทั้งที่จริงแล้วการส่งเสริมสุขภาพ (Promotive Care) ในสถานที่ทำงาน (หรือที่บ้าน) นั้นสามารถทำได้ไม่ยากเลย ดีกว่าการมาตามแก้ปัญหาสุขภาพเรื้อรังอย่างออฟฟิศซินโดรม

ตัวอย่างง่าย ๆ คือ ใช้ Chat เตือนให้พนักงานพักสายตาจากคอมพิวเตอร์บ้าง ออกเอกสารคำแนะนำในการจัดสถานที่ทำงานที่เหมาะกันสุขภาพตามหลักการยศาสตร์ (Ergonomics) รวมถึงเลือกซื้อ แกดเจ็ตสำหรับคนทำงานจากที่บ้าน (Work from Home Gadgets) อย่างเช่นพวก อุปกรณ์ เมาส์ และ คีย์บอร์ด รวมถึงโต๊ะ เก้าอี้ไร้สายที่ออกแบบตามหลัก Ergonomics ด้วย (แม้เมืองไทยจะมีให้เลือกน้อยไปนิด) 

ถ้าอยากไปให้สุดก็มีตัวอย่างดิจิตอลเอเจนซี่ในประเทศอังกฤษครับ พอรัฐบาลประกาศล็อกดาวน์ปุ๊บ รู้ว่าต้อง WFH แล้วทางบริษัทก็จัดส่งจอเสริมและเก้าอี้สำนักงานแบบ Ergonomics ไปให้พนักงานทันทีเลยเพราะเขาเข้าใจว่าพนักงานอาจจะไม่ได้มีจอเสริมเพื่อให้ทำงานสะดวกขึ้น และบางคนก็ไม่มีเก้าอี้สำนักงานที่บ้าน จะใช้เก้าอี้โต๊ะกินข้าว หรือนั่งโซฟาก็คงลำบากอยู่

ทางเลือกอื่น ๆ ที่คนเริ่มหันมาสนใจคือการใช้โต๊ะทำงานแบบยืนหรือแบบที่ปรับได้ทั้งนั่งและยืนทำงาน (ราคาค่อนข้างสูง) เพราะการยืนมันรับประกันว่าหลังเราจะตรงกว่าการนั่งซึ่งส่งผลดีต่อสุขภาพในระยะยาว 

สิ่งเหล่านี้ถ้าออกเป็นนโยบายหรือเป็นข้อแนะนำจากบริษัทก็เป็นสัญญาณที่ดี ยิ่งถ้าเราตั้งใจจะให้มีกลุ่มพนักงานทำงานที่บ้านแบบถาวร ก็ควรมีเอกสารประเมินความพร้อม (Home Working Risk Assessment) ของบ้านพนักงานเลยยิ่งดี 

มองไปข้างหน้า

ไม่ว่าจะเป็นการทำงานจากที่บ้าน หรือ การทำงานจากที่ไหนก็ได้ จะกลายเป็นวัฒนธรรมใหม่ในการทำงานอย่างแน่นอน เมื่อทั้งโลกได้ทดลอง WFH กันอย่างจริงจังเป็นเวลาปีกว่า และหนึ่งปีที่ผ่านมาเราเรียนรู้ว่า

• ในหลาย ๆ โอกาส แค่อีเมลก็มีประสิทธิภาพกว่าการรวมตัวประชุมพร้อมกัน 
• ตารางการทำงานของพนักงานทุกคนไม่ได้เริ่มที่ 8 โมงเช้าและจบที่ 5 โมงเย็น (ภาระทางบ้านแต่ละคนต่างกัน)
• เราคิดถึงเพื่อนร่วมงานมากกว่าที่เราจินตนาการ

และเชื่อว่าเมื่อสถานการณ์ไวรัสคลี่คลายแล้ว องค์กรหลายแห่งก็จะกลับไปทำงานออฟฟิศกัน บางแห่งรู้สึกโอเคกับการสลับทำงานทีม A ทีม B เพื่อลดความหนาแน่นของพนักงานในที่ทำงาน บางแห่งอยากลอง WFH กันแบบเต็มรูปแบบ (Full Scale) เลยก็มี

แต่ก็นั่นละครับ WFH ไม่ได้เหมาะกับทุกคน ไม่ได้เหมาะกับงานทุกประเภท มันจะเป็นอีกหนึ่งตัวเลือกที่องค์กรจะเลือกใช้ให้เหมาะกับสถานการณ์และตำแหน่งงาน

ถ้าองค์กรไหนจะเลือกการทำงานไปเป็นแบบผสม (Hybrid Working) ให้มีทั้งพนักงานออฟฟิศ และพนักงานที่ทำงานจากข้างนอกออฟฟิศละก็ ต้องระวังเรื่องการเข้าถึงข้อมูลและทรัพยากรของทั้งสองกลุ่มนี้ให้ดี เพราะเมื่อไรที่คนกลุ่มที่ทำงานจากข้างนอกออฟฟิศ รู้สึกว่าตัวเองเป็นพนักงานชั้นสอง ไม่ได้ไปงานเลี้ยง ไม่ได้ทำกิจกรรมสันทนาการกับเพื่อน ๆ ที่ทำงาน มันก็จะกลายเป็นการแบ่งฝักแบ่งฝ่ายกันไปโดยปริยายครับ